Zehn Grenzen von PDFs.

1. Satz / Typografie

Während HTML-Berichte von Anfang an für die Darstellung von Inhalten auf Bildschirmen gedacht und gemacht werden, sind die allermeisten PDFs für ein Papierformat angelegt  (i.d.R. DIN-A4). Dies ist ein wesentlicher Nachteil von Geschäftsberichten, die nur als PDF ins Netz gestellt werden: sie sind für die Darstellung am Bildschirm nicht optimiert. Das zeigt sich beispielsweise an der Textgröße und dem print-typischen Satz (z.B. Blocksatz, Mehrspaltigkeit etc.). In Online-Berichten können sich Texte stattdessen an die Größe der Bildschirme anpassen, mit denen Sie rezipiert werden. Das schafft einen deutlich besseren Lesekomfort (Beispiel: Zurich).

2. Navigation

Einem Geschäftsbericht im PDF-Format fehlt in aller Regel ein entscheidendes Element der digitalen Informationsaufbereitung: die Navigation. Bis auf das Inhaltsverzeichnis bieten PDF-Berichte normalerweise keine Möglichkeiten um im Bericht zu navigieren. Online-Berichte brechen einen Bericht dagegen in seine Bestandteile auf. Die Inhalte werden auf viele einzelne Seiten verteilt, die sowohl über eine Hauptnavigation, als auch über Hilfs-Navigationen (z.B. den Breadcrumb) erreichbar sind. Das erleichtert die Auffindbarkeit von Inhalten im Bericht (Beispiel: Holcim).

3. Wirkung von Bildern

In gedruckten Berichten wirken Bilder besonders gut, wenn sie ganz- oder sogar doppelseitig angelegt sind. Im PDF stößt die Wirkung von Bildern dann aber meist an ihre Grenzen. PDFs eignen sich beispielsweise nicht für die Darstellung von doppelseitigen Fotostrecken, da sie am Bildschirm in aller Regel einseitig angezeigt werden. Im aktuellen Online-Geschäftsbericht der METRO GROUP wurden dagegen Bilderwelten verwendet, die von vornherein für eine bestmögliche Darstellung am Bildschirm optimiert wurden (Beispiel: Metro).

4. Darstellung auf mobilen Endgeräten

Wer es schon selbst versucht hat, tut es am liebsten nicht noch einmal: das Lesen von PDFs auf Smartphones oder Mini-Tablets ist alles andere als komfortabel. HTML-Berichte können ihre Inhalte durch Responsive Design dagegen individuell an verschiedene Display-Größen anpassen (Beispiel: Volkswagen).

5. Suche

Wenn man im PDF nach Begriffen sucht, dann werden alle Suchtreffer unabhängig von ihrer Relevanz der Reihe nach angezeigt – man klickt sich gewissermaßen vom ersten bis zum letzten Treffer. Bei Online-Berichten kann die Auffindbarkeit von Inhalten dagegen durch eine relevanzgesteuerte Suche verbessert werden. Die Gewichtung wird dabei u.a. durch das Vorkommen des Suchbegriffs in Überschriften oder die Anzahl der Nennungen auf einer Seite berechnet. Suchbegriffe werden zudem im Text farblich hervorgehoben (Beispiel: AkzoNobel).

6. Hyperlinking

Links sind ein zentrales Potenzial von HTML-Berichten und eignen sich hervorragend um verwandte Themen miteinander in Bezug zu setzen. Nutzer gelangen so schneller zu den Informationen, die sie interessieren. Auch in PDFs können Inhalte nachträglich verlinkt werden – allerdings funktional nur sehr eingeschränkt. Es ist beispielsweise nicht möglich über die Back-Taste einfach zur vorherigen Seite zurück zu springen. Auch deshalb wird in den meisten PDFs allenfalls das Inhaltsverzeichnis verlinkt – Links im Text sind die absolute Ausnahme.

7. Auffindbarkeit in Suchmaschinen

Je nach Unternehmensgröße und Branche gehen 20 bis 50 % der Zugriffe eines Online-Berichts auf Suchmaschinen zurück. Während ein PDF nur ein einziges Mal von Google & Co. indiziert wird, werden bei einem Online-Bericht alle Seiten einzeln erfasst. Das erhöht nicht nur die Auffindbarkeit von Inhalten über Suchmaschinen, sondern ist auch ein zentraler Reichweitenvorteil von HTML-Berichten. Seit Google mobile-freundliche Websites gezielt unterstützt, sind Online-Versionen von Unternehmensberichten noch einmal wichtiger geworden.

8. Features

Online-Berichte bieten freilich viele Features, um den Mehrwert der Nutzung zu erhöhen. So können in den meisten Online-Geschäftsberichten beispielsweise sämtliche Tabellen als Excel-File für weitere Berechnungen und Analysen heruntergeladen werden. Auch interaktive Funktionen wie ein Chart Generator steigern die Nutzungsqualität am Bildschirm. Mehr zu den Funktionen von Online-Berichten finden Sie in unserem lab.

9. Multimedia

Animationen, Videos oder Audiosequenzen eignen sich für digitale Berichte vor allem aus zwei Gründen besonders gut: Einerseits steigern sie die Attraktivität der Berichte und schaffen Aufmerksamkeit für Kernthematiken der Unternehmenskommunikation; andererseits lassen sich Inhalte multimedial in der Regel besonders einfach vermitteln. (Beispiel: KION)

10. Statistiken

Welche Kapitel des Berichts werden von Stakeholdern genutzt? Welche Seiten werden am meisten gelesen? Wie lange wird ein Bericht durchschnittlich gelesen? Anders als ihre gedruckten Pendants können digitale Geschäftsberichte Antworten auf diese und andere Fragen bieten: Ihre Statistiken liefern permanent Daten darüber, ob und wie sie im zeitlichen Verlauf genutzt werden.

Fazit: Ende vom PDF?

Bedeuten diese Punkte nun das Ende des PDFs? Ganz klar: Nein! Wir glauben, dass beide Formate (Online- und PDF) ihre Vor- und Nachteile haben. Neben der einfachen Druckbarkeit, können PDFs beispielsweise besonders einfach offline archiviert und verschickt werden. Auch wenn es nicht für die Rezeption am Bildschirm gemacht ist, gibt es außerdem einige Stakeholder in der Financial Community (z.B. Analysten) für die das PDF unabdingbar ist. Mit unserem Online-First-Ansatz haben wir deshalb eine Publikationslösung entwickelt, bei der das PDF automatisch aus einem Online-Bericht generiert wird.